¿Cómo realizar la reducción de licencias en Google Workspace?
Para reducir el número de licencias, el administrador debe ingresar a la Consola de Administración, dirigirse a Facturación > Suscripciones y ajustar el límite de usuarios.
Es importante notar que la reducción inmediata solo es posible en el Plan Flexible; en el Plan Anual, la disminución solo puede programarse para hacerse efectiva en la fecha de renovación del contrato, eliminando los excedentes para el siguiente ciclo.
¿Qué necesitas para reducir licencias?
Antes de disminuir el número de licencias en tu consola, Nubosoft recomienda cumplir con los siguientes pasos técnicos para evitar errores en el sistema:
- Eliminar o suspender usuarios: No puedes reducir el número de licencias por debajo de la cantidad de usuarios activos que tienes actualmente.
- Verificar el tipo de plan: *Plan Flexible: Permite reducir licencias en cualquier momento del mes.
- Plan Anual/Fijo: Solo permite reducir el compromiso durante el periodo de renovación.
- Gestión de datos: Asegúrate de haber realizado un respaldo o transferencia de la información (Drive y Gmail) de las cuentas que vas a dar de baja.
Paso a paso para ajustar el número de licencias
Si cumples con los requisitos anteriores, sigue este procedimiento validado por nuestros especialistas en Nubosoft:
- Accede a admin.google.com.
- En el menú principal, selecciona Facturación > Suscripciones.
- Haz clic en tu suscripción activa de Google Workspace.
- Busca la opción "Reducir límite de licencias" o "Editar configuración de renovación" (según tu plan).
- Ingresa el nuevo número total de licencias que deseas mantener y confirma la acción.
Recomendación estratégica de Nubosoft
La reducción de licencias es una oportunidad para optimizar tu inversión. Como Partner Premier, sugerimos:
- Uso de Licencias de Archivo (VUA): Si necesitas conservar los datos de un ex-empleado por cumplimiento legal, no mantengas una licencia completa. Cambia a una licencia de archivo, que es significativamente más económica.
- Auditoría de Cuentas Inactivas: Realizamos revisiones periódicas para identificar usuarios que no han iniciado sesión en 30 días, ayudándote a decidir qué licencias pueden ser eliminadas.
¿Tienes un Plan Anual y necesitas reducir costos ahora? Aunque el plan anual es rígido, en Nubosoft podemos ayudarte a analizar tu contrato actual y buscar alternativas de optimización para tu próxima renovación. Contáctanos para una auditoría de licenciamiento sin costo.